Wratysław Holub W czasach, gdy musimy zachować dystans społeczny, a jednocześnie ściśle współpracować, nowoczesne technologie odgrywają kluczową rolę. Im lepiej zespoły IT firmy mogą przeprowadzić tę zmianę, tym bardziej mogą pomóc pracownikom i współpracownikom poczuć się pewnie i uzyskać wsparcie. Western Digital przedstawia osiem wskazówek dla Twoich zespołów IT.
Mogłoby być interesują Cię
Paweł Jelić Jako środek wstępny w ramach kryzysu związanego z koronawirusem coraz więcej firm, firm, ale także rządów poszczególnych krajów zaleca, a nawet bezpośrednio zaleca, pracę z domu. Przed zespołami IT stoi teraz zadanie przeprowadzenia tej transformacji i zabezpieczenia systemów danych, mobilnych urządzeń komputerowych i aplikacji w nowych warunkach. Przed nimi stoi wyzwanie zapewnienia pracownikom i współpracownikom poczucia bezpieczeństwa w kontakcie i pełnej produktywności nawet podczas pracy z domu. Zebraliśmy kilka wskazówek od naszych własnych zespołów IT, które mogą pomóc we wprowadzeniu tych zmian i zapewnić skuteczniejszy przepływ pracy.
Nie zwlekaj. Zacznij już dziś (dosłownie od razu)
Większość firm i firm przeniosła już część swoich pracowników do środowiska domowego. Jeśli jednak jest to tylko niewielka część, należy przygotować się na zupełnie inny scenariusz w przypadku, gdyby setki lub tysiące osób jednocześnie potrzebowało zdalnych połączeń z systemami wirtualnymi. Jeśli w Twojej firmie nie wdrożono jeszcze pracy z domu lub tylko częściowo, wykorzystaj ten czas na przygotowanie się na potencjalną sytuację, w której większość pracowników będzie musiała uzyskać dostęp do aplikacji i danych ze zdalnych lokalizacji. Wyprzedzanie infrastruktury danych o krok oraz posiadanie wskazówek i dokumentacji dostępnych z wyprzedzeniem pomoże zapewnić płynne przejście na nowy sposób pracy w firmie w tych krytycznych momentach.
Testuj do pierwszej porażki
Przetestuj swoje systemy, aby zapewnić wydajność, niezawodność i skalowalność. Testuje aplikacje i infrastrukturę sprzętową pod kątem maksymalnego obciążenia. Sprawdź, ile połączeń obsługuje Twoja sieć VPN. I wyślij zespół IT, aby spróbował pracować z domu. Dowiedz się, gdzie mogą występować luki i słabe punkty podczas pracy zdalnej. O wiele lepiej jest dowiedzieć się, co psuje się podczas testów, niż wtedy, gdy pracownicy w pełni polegają na systemie. Dlatego z wyprzedzeniem dowiedz się, gdzie są słabe punkty i natychmiast je napraw.
Promuj właściwą opcję wśród mnóstwa narzędzi komunikacji i bezpieczeństwa
Istnieje niezliczona ilość aplikacji do wirtualnych spotkań, odpraw, udostępniania dokumentów, tworzenia projektów i innych narzędzi do zarządzania. Jest prawdopodobne, że osoby w Twojej firmie korzystają obecnie z więcej niż jednego (autoryzowanego lub nie). Nadszedł czas na egzekwowanie oficjalnych narzędzi i aplikacji, z których powinni korzystać pracownicy. Upewnij się, ile licencji posiadasz i przygotuj instrukcje (dostępne i udostępnione), jak zainstalować i korzystać z wybranych aplikacji.
Mogłoby być interesują Cię
Przygotuj się na ciągłe monitorowanie i wsparcie 24/7
Z każdą nową sytuacją będziesz musiał uważnie monitorować infrastrukturę i móc reagować w czasie rzeczywistym na awarie. Bądź przygotowany na świadczenie wsparcia IT szerzej i o różnych porach dnia.
Ustal politykę dotyczącą korzystania z laptopów, urządzeń peryferyjnych i dostępu do usług
Będziesz musiał wdrożyć wytyczne i regulacje określające, w jaki sposób Twoja firma może wspierać pracowników pracujących z domu za pomocą takich narzędzi, jak dostęp do Internetu i sprzęt techniczny. Powinieneś uzyskać odpowiedzi na następujące pytania:
- Ilu pracowników będzie potrzebować laptopa do pracy z domu? Ile laptopów możesz zapewnić?
- Czy firma będzie płacić za łącze internetowe i rozmowy telefoniczne?
- A co jeśli ktoś nie ma łącza internetowego lub ma ono niewystarczające łącze?
- Jakie jest podejście i instrukcje dotyczące zamawiania urządzeń peryferyjnych, takich jak klawiatury, monitory, zestawy słuchawkowe itp.?
Twórz praktyczną (i przystępną) dokumentację
Im bardziej potrafisz wesprzeć pracowników zdalnych w korzystaniu z odpowiednich narzędzi, tym bardziej wpłyniesz na produktywność firmy, ale także na pozytywny nastrój w firmie. Przygotuj odpowiednią dokumentację i zasoby, aby każdy mógł pracować lepiej – zarówno pracownicy, którzy teraz pracują z domu, jak i własny zespół IT. Zadbaj o to, aby stworzyć przejrzyste miejsce, w którym pracownicy będą mogli znaleźć instrukcje i poradniki, jak zainstalować wybrane aplikacje i narzędzia oraz gdzie znaleźć te aplikacje. Poświęć także chwilę, aby upewnić się, że wszystkie Twoje dokumenty, pliki i dostęp do kont we wszystkich systemach są dostępne dla wszystkich kluczowych członków Twojego zespołu IT.
Powtarzać
To także dobry moment, aby dowiedzieć się, co jeszcze można zautomatyzować w swoich przepływach pracy. Zwłaszcza pytania kierowane do wsparcia technicznego. Spotkasz się z wieloma podobnymi pytaniami, a narzędzia takie jak chatboty AI pomogą odciążyć Twój zespół IT. Wszystko, co można zautomatyzować, uwalnia Twój zespół od podejmowania bardziej złożonych zadań
Razem możemy stworzyć lepsze Home Office
Wskazówki i porady, jak stworzyć kącik do pracy, zorganizować przestrzeń do pracy, współpracować z rodziną we wspólnych przestrzeniach lub zaplanować przerwy i przestoje – nawet w tym przypadku może być konieczne pomaganie współpracownikom w osiągnięciu maksymalnej produktywności przy zachowaniu bezpieczeństwa podłączony z Twojego domu. Korzystaj z różnorodnych środków komunikacji - tutoriali, wymiany doświadczeń, wspólnych spotkań roboczych - i pomóż znaleźć sposoby na większą wydajność i jeszcze lepszą łączność w środowisku wirtualnym. Możesz zaoferować wirtualne usługi w celu nieco bardziej osobistej komunikacji typu helpdesk, możesz stworzyć przestrzeń do nieformalnej dyskusji poza pracą. Bądź kreatywny.
Technologia odgrywa obecnie kluczową rolę. Konieczne jest pomaganie ludziom w utrzymywaniu ze sobą kontaktu w czasie, gdy musimy zachować izolację społeczną. Te nieoczekiwane zmiany stanowią wyzwanie zarówno dla infrastruktury IT, jak i morale pracowników. Lepiej działające zespoły IT mogą w znaczący sposób przyczynić się do pomyślnej zmiany komunikacji. Im więcej zespołów IT pomoże, tym większe wsparcie odczują pracownicy i utrzymają pozytywne zaangażowanie. Chcielibyśmy podziękować naszym zespołom IT za ich ciężką pracę, innowacyjność i cierpliwość podczas tej zmiany. A do czytelników… bądźcie zdrowi, komunikujcie się jak najwięcej i pamiętajcie… cofajcie się!
