Zamknij reklame
Mac

Evernote jako narzędzie GTD oparte na chmurze

Zbieracz jabłek
22

Choć praca z zadaniami i metodą GTD jest generalnie domeną platform Mac i iOS, nie zawsze udaje się znaleźć odpowiednią aplikację, która będzie jednocześnie wieloplatformowa, dlatego czasem trzeba improwizować. Ciekawym rozwiązaniem dla firmy korzystającej z aplikacji do robienia notatek Evernote wpadł jeden z naszych czytelników i postanowił się nim z nami podzielić.

Jak to się zaczęło

Zadań jest coraz więcej, czas maleje, a papier na notatki już nie wystarcza. Próbowałam już kilka razy przejść na formę elektroniczną, ale jak dotąd zawsze kończyło się to fiaskiem, bo papier był zawsze „szybszy” i na pewno znacie to cudowne uczucie, gdy można przekreślić skończoną rzecz, którą wypito swoją krew kilka razy.

Zatem szybkość organizacji i wprowadzania danych, gdziekolwiek się znajduję, okazuje się absolutnie niezbędna, przynajmniej dla mnie. Przejrzałem okres papieru na biurku, plików z notatkami, lokalnych programów typu Task Coach, prób wykorzystania centralnego systemu śledzenia żądań także w przypadku notatek osobistych, ale ostatecznie zawsze sięgałem po ołówek A4+ i dodawałem i dodałem, przekreśliłem i dodałem...
Dowiedziałem się, że nie jestem sam w firmie z podobnymi wymaganiami, więc z kolegą usiedliśmy kilka razy, zestawiliśmy wymagania i szukaliśmy, testowaliśmy. Czego żądaliśmy w związku z ważnymi właściwościami naszego „nowego papieru”?

Nowe wymagania systemowe

  • Prędkość wejściowa
  • Synchronizacja w chmurze – notatki zawsze przy Tobie na wszystkich urządzeniach, możliwość udostępniania innym
  • Wieloplatformowość (Mac, Windows, iPhone, Android)
  • Przejrzystość
  • Opcja połączenia z e-mailem
  • Opcje załączników
  • Niektóre rozwiązania kalendarzowe
  • Połączyć się z system śledzenia żądań w firmie i osobom spoza naszego systemu
  • Możliwość stosowania skrótów klawiaturowych w systemie
  • Stabilność
  • Łatwe wyszukiwanie

Moje początki z Evernote

Po daremnych poszukiwaniach Świętego Graala zaczęliśmy próbować Evernote, to on mnie do tego zainspirował ten artykuł. Nie jest to rozwiązanie idealne, pewne wady ujawniły się dopiero po intensywnym wdrożeniu, ale na papierze i tak wygrywa, a przez ostatni miesiąc użytkowania aktualizacje rozwiązały wiele rzeczy.

Evernote i GTD

  • NOTEBOOKI (Bloki) używam do kategorii notatek, takich jak zakładki, prywatne, technologia, wsparcie, baza wiedzy, rzeczywiste zadania, nieklasyfikowalne a wprowadź skrzynkę odbiorczą.
  • TAGI Używam ponownie do określenia ich priorytetów. Brak kalendarza (mam nadzieję, że twórcy z czasem to rozwiążą) zastępuje się tagiem iCal_EVENTS, gdzie wprowadziłem notatki, które również powielają się w kalendarzu. Więc kiedy ich spotykam, wiem, że zostali złapani i zajmuję się nimi, gdy tylko pojawi się przypomnienie. Nie myślałem jeszcze o żadnym innym rozwiązaniu. Odniesienia to uwagi do przyszłego typu „kiedy szukam czegoś do kolejnego projektu”. Gotowe , to jest skreślenie ukończonego zadania.
  • Większe projekty mają swój własny notatnik, mniejsze rozwiązuję tylko w ramach jednej kartki i wstawiam pola wyboru zadań do wykonania. Znajdujące się na początku litery i cyfry ułatwiają wybór danej kategorii podczas tworzenia notatki (wystarczy nacisnąć klawisz „1” i Wchodzę), a także zapewniają sortowanie.
  • Przełączam domyślny podgląd na Wszystkie notesy tagować Dziś , kolega używa do tego dodatkowego tagu jak najszybciej (tak szybko, jak to możliwe) dla wyróżnienia ważności w ciągu jednego dnia, ale w moim stylu pracy zwykle nie jest to konieczne.

Co przyniósł Evernote

Prędkość wejściowa

  • W systemie Mac OS X mam skróty klawiaturowe do: Nowa notatka, Wklej schowek do Evernote, Przytnij prostokąt lub Windows do Evernote, Przytnij pełny ekran, Wyszukaj w Evernote).
  • Używam go najczęściej Nowa uwaga (CTRL+CMD+N) Wklej schowek do Evernote (CTLR+CMD+V). ten skrót klawiaturowy wstawia także link do oryginalnego adresu e-mail lub adresu internetowego w notatce, jeśli używam go np. w kliencie pocztowym lub przeglądarce.
    pod Androidem znajduje się widget umożliwiający szybkie wprowadzanie nowych notatek.
  • Nowo utworzone notesy będą automatycznie do mnie pasować W PUDEŁKU, jeśli będę miał czas, to teraz przypiszę właściwy notatnik i znacznik priorytetu, jeśli nie, posortuję później, ale zadanie nie zostanie utracone, jest już zapisane.

Synchronizacja w chmurze

  • Notatki wraz z załącznikami synchronizują się z chmurą Evernote, limit darmowego konta wynosi 60 MB/miesiąc, co wydaje się wystarczające na SMS-y i okazjonalne zdjęcia. Dzięki temu zawsze mam najnowszą wersję na telefonie, komputerze lub na stronie internetowej.
  • Podobnie kolega, z którym dzielę się niektórymi laptopami. Widzi je pod zakładką Wspólnylub na stronie internetowej na swoim koncie. Wersja płatna umożliwia także edycję udostępnionych notatników, jeśli ich właściciel na to pozwala.
  • Możesz utworzyć link internetowy do danego notesu lub notatki i wysłać go do trzeciej osoby e-mailem. Może następnie zapisać link do swojego konta Evernote lub korzystać wyłącznie z dostępu przez przeglądarkę bez logowania (w zależności od ustawień praw udostępniania).
  • Jednocześnie wykorzystuję linki internetowe jako pomost pomiędzy firmami system śledzenia żądań aby informować innych o statusie danego zadania
  • Notatki znajdują się na serwerze, pod Mac OS X i Win wszystkie są zsynchronizowane, na Androidzie tylko nagłówki i dana wiadomość zostaje pobrana dopiero po jej otwarciu. W pełnej wersji można skonfigurować w pełni synchronizowalne laptopy.
  • Oto pierwsze poważne niedociągnięcie, o którym należy wspomnieć, które, miejmy nadzieję, z czasem zostanie rozwiązane poprzez aktualizacje. Evernote w systemie Windows  nie może podłącz współdzielone laptopy.

Podejście wieloplatformowe

  • Aplikacja na Mac OS X - może wykonywać wszystkie funkcje wersji webowej
  • Android - nie można robić współdzielonych notatników, w przeciwnym razie wszystko (łącznie z załącznikami, dźwiękiem, notatkami fotograficznymi), ładny widget na pulpicie
  • iOS — może robić wszystko oprócz stosów notatników i oczywiście nie ma widżetów
  • Windows - nie może tworzyć współdzielonych notatników, ale może tworzyć foldery obserwowane plików - interesująca funkcja automatycznego wrzucania notatek do domyślnego notatnika.
  • Istnieje również na platformach: Blackberry, WinMobile, Palm
  • Dostęp do pełnego interfejsu Evernote można uzyskać z dowolnej przeglądarki internetowej
  • Opcja linku do wiadomości e-mail – jeśli wysyłam wiadomość e-mail za pomocą skrótu klawiaturowego do Evernote, mam w niej lokalny link do wiadomości e-mail, przynajmniej w systemie Mac OS X

Inne korzyści

  • Opcja załączników – wersja bezpłatna jest ograniczona do 60 MB/miesiąc i załączników w postaci obrazów i plików PDF, wersja płatna oferuje 1 GB/miesiąc i załączniki w dowolnym formacie.
  • Łączenie się z innymi systemami w firmie i osobami spoza naszego systemu za pomocą linków WWW - nie jest to rozwiązanie idealne, ale przydatne tak (trzeba je utworzyć poprzez dostęp do sieci, dlatego mam już gotowe linki w zakładkach). Alternatywnie dane zadanie można wysłać e-mailem bezpośrednio z aplikacji, ale bez linku.
  • Możliwość stosowania skrótów klawiszowych w systemie.
  • Stabilność - nawet w wyjątkowych przypadkach, gdy konieczne było powtórzenie synchronizacji z serwerem Evernote. Jednak problem ten nie występował ostatnio.
  • Łatwe wyszukiwanie.
  • Ciekawa funkcja rozpoznawania tekstu za pomocą technologii OCR, patrz obrazek poniżej.

Czego Evernote nie dostarczył

  • Nie posiada jeszcze kalendarza (zastępuję go z metką iCal_EVENTS).
  • Udostępnione notesy nie są w pełni rozwinięte (Windows, aplikacje mobilne).
  • Różne właściwości na różnych platformach.
  • Sam nie potrafi rozwiązywać zadań :)

Evernote dla komputerów Mac (Mac App Store – bezpłatnie)

Evernote na iOS (bezpłatny)

 

Autorem artykułu jest Tomasz Pulc, edytowany przez Michał Żdanski

Zdrój
Dyskusja
Tematy: , , , , , , , , ,

Powiązany



Najczesciej czytane Artykuły

.