Ondrej Holzman Według wielu e-mail to przestarzały sposób komunikacji, jednak nikt nie może się go pozbyć i posługuje się nim na co dzień. Jednak problem może nie dotyczyć poczty elektronicznej jako takiej, choć wielu z pewnością się z tym nie zgodzi, ale sposobu, w jaki z niej korzystamy i zarządzamy nią. Z aplikacji Mailbox korzystam od ponad miesiąca i bez tortur mogę powiedzieć: korzystanie z poczty elektronicznej stało się dużo przyjemniejsze i przede wszystkim efektywniejsze.
Z góry trzeba powiedzieć, że Mailbox nie jest rewolucją. Zespół programistów, który wkrótce po wydaniu aplikacji (wówczas tylko na iPhone'a i z długą listą oczekujących) kupił Dropbox ze względu na jego sukces, zbudował jedynie nowoczesnego klienta poczty, który łączy w sobie dobrze znane funkcje i procedury z innych aplikacji , ale często całkowicie zaniedbywane w e-mailach. Ale jeszcze kilka tygodni temu używanie Mailboxa nie miało sensu. Przez długi czas istniała tylko na iPhonie i nie miało sensu zarządzać wiadomościami elektronicznymi w diametralnie inny sposób na iPhonie, niż na Macu.
Jednak w sierpniu wreszcie pojawiła się komputerowa wersja Mailboxa, na razie z naklejką beta, ale jest też na tyle niezawodny, że od razu zastąpił mojego poprzedniego menedżera poczty e-mail: Mail from Apple. Oczywiście przez lata próbowałem innych alternatyw, ale prędzej czy później zawsze wracałem do aplikacji systemowej. Pozostałe zazwyczaj nie oferowały w dodatku niczego istotnego czy przełomowego.
Inaczej zarządzać pocztą elektroniczną
Aby zrozumieć Mailboxa należy zrobić jedną zasadniczą rzecz, a mianowicie zacząć w inny sposób korzystać z poczty elektronicznej. Podstawą Mailboxa jest, wzorując się na popularnych zeszytach zadań i metodach zarządzania czasem, dotarcie do tzw. Inbox Zero, czyli stanu, w którym nie będziesz miał żadnej poczty w swojej skrzynce odbiorczej.
Osobiście podszedłem do tej metody z mniejszymi obawami, gdyż nigdy nie byłem przyzwyczajony do czystej skrzynki e-mailowej, a wręcz przeciwnie, regularnie przeglądałem setki otrzymanych wiadomości, zazwyczaj nieposortowanych. Jednak jak się przekonałem, Inbox Zero ma sens, jeśli zostanie odpowiednio zaimplementowany nie tylko pomiędzy zadaniami, ale także w poczcie. Skrzynka pocztowa jest ściśle powiązana z zadaniami - każda wiadomość to tak naprawdę zadanie, które musisz wykonać. Dopóki czegoś z tym nie zrobisz, nawet jeśli to przeczytasz, „zaświeci się” w Twojej skrzynce odbiorczej i będzie wymagało Twojej uwagi.
Z wiadomością możesz wykonać łącznie cztery akcje: zarchiwizować ją, usunąć, odłożyć na czas nieokreślony/nieokreślony, przenieść do odpowiedniego folderu. Tylko jeśli wykonasz jeden z tych kroków, wiadomość zniknie ze skrzynki odbiorczej. To proste, ale bardzo skuteczne. Podobne zarządzanie pocztą można by na pewno przećwiczyć nawet bez Mailboxa, ale z nim wszystko jest przystosowane do podobnej obsługi i jest to kwestia nauczenia się kilku gestów.
Skrzynka odbiorcza poczty e-mail jako lista zadań
Wszystkie przychodzące e-maile trafiają do skrzynki odbiorczej, która zamienia się w stację transferową w Mailboxie. Możesz przeczytać wiadomość, ale nie oznacza to, że w tym momencie straci ona kropkę oznaczającą wiadomość nieprzeczytaną i zmieści się wśród kilkudziesięciu innych e-maili. Skrzynka odbiorcza powinna zawierać jak najmniej wiadomości i przewidywać nowe, bez konieczności przedzierania się przez stare, już rozwiązane „sprawy” przy ich odbiorze.
Gdy tylko nadejdzie nowy e-mail, należy się nim zająć. Mailbox oferuje różne procedury, ale najbardziej podstawowe wyglądają mniej więcej tak. Otrzymasz wiadomość e-mail, odpowiadasz na nią, a następnie archiwizujesz. Archiwizacja oznacza, że zostanie ona przeniesiona do folderu Archiwum, który w rzeczywistości jest swego rodzaju drugą skrzynką odbiorczą, w której znajduje się cała poczta, ale już przefiltrowana. Z głównej skrzynki odbiorczej, oprócz archiwizacji, możesz także zdecydować się na natychmiastowe usunięcie wiadomości, po czym zostanie ona przeniesiona do kosza, gdzie nie będziesz już miał do niej dostępu np. poprzez wyszukiwanie, chyba że specjalnie tego chcesz, aby nie zaprzątać Cię już niepotrzebna poczta.
Ale to, co czyni Mailbox tak skutecznym narzędziem do zarządzania pocztą elektroniczną, to dwie pozostałe opcje obsługi wiadomości w skrzynce odbiorczej. Możesz przełożyć ją na trzy godziny, na wieczór, na następny dzień, na weekend, czy na następny tydzień – w tym momencie wiadomość zniknie ze skrzynki odbiorczej, by po wybranym czasie pojawić się w niej ponownie jako „nowa” . Tymczasem znajduje się w specjalnym folderze „wiadomości przełożone”. Odkładanie jest szczególnie przydatne, gdy na przykład nie możesz od razu odpowiedzieć na wiadomość e-mail lub musisz do niej wrócić w przyszłości.
Możesz odłożyć nowe wiadomości, ale także te, na które już odpowiedziałeś. Mailbox zastępuje w tym momencie rolę menadżera zadań i od Ciebie zależy, jak wykorzystasz jego możliwości. Osobiście próbowałem kilka razy połączyć klienta pocztowego z własną listą zadań (w moim przypadku Rzeczy) i rozwiązanie nigdy nie było idealne. (Na Macu możesz używać różnych skryptów, ale na iOS nie masz szans.) Jednocześnie e-maile często są bezpośrednio powiązane z poszczególnymi zadaniami, aby wykonać to, czego potrzebowałem, aby znaleźć daną wiadomość, albo odpowiedzieć na nią, albo jego zawartość.
Chociaż Mailbox nie oferuje możliwości powiązania klienta pocztowego z listą zadań, to przynajmniej tworzy ją samodzielnie. Przełożone wiadomości będą Ci przypominać w skrzynce odbiorczej, jakby były zadaniami na dowolnej liście rzeczy do zrobienia, wystarczy tylko nauczyć się z nimi pracować.
I wreszcie Mailbox oferuje również tradycyjne „archiwizacja”. Zamiast archiwizować, możesz zapisać każdą wiadomość lub rozmowę w dowolnym folderze, aby szybko ją później znaleźć, lub możesz przechowywać powiązane rozmowy w jednym miejscu.
Łatwe do kontrolowania jak alfa i omega
Kontrola jest kluczem do łatwego i skutecznego przeprowadzenia powyższych procedur. Podstawowy interfejs Mailboxa nie różni się od standardowych klientów poczty elektronicznej: lewy panel z listą poszczególnych folderów, środkowy panel z listą wiadomości i prawy panel z samymi rozmowami. Mówimy oczywiście o Macu, ale Mailbox też nie jest szczególnie nie na miejscu na iPhonie. Różnica polega głównie na sterowaniu – podczas gdy w innych aplikacjach po prostu klikasz w dowolnym miejscu lub korzystasz ze skrótów klawiszowych, Mailbox stawia na prostotę i intuicyjność w postaci gestów „przesuwania”.
Równie ważne jest to, że przesunięcie palcem po wiadomości przenosi ją również na komputery, gdzie jest to równie wygodne rozwiązanie z touchpadami MacBooka. Taka jest różnica np. w stosunku do Mail.app, gdzie Apple zaczął już stosować podobne zasady przynajmniej w wersji na iOS, jednak na Macu jest to nadal uciążliwa aplikacja ze starymi mechanizmami.
Przeciągnij wiadomość od lewej do prawej w skrzynce pocztowej, pojawi się zielona strzałka wskazująca na archiwizację, w tym momencie puścisz wiadomość, a zostanie ona automatycznie przeniesiona do archiwum. Jeśli przeciągniesz nieco dalej, pojawi się czerwony krzyżyk, który przeniesie wiadomość do kosza. Gdy przeciągniesz w przeciwnym kierunku, pojawi się menu umożliwiające odłożenie wiadomości lub umieszczenie jej w wybranym folderze. Dodatkowo, jeśli regularnie otrzymujesz e-maile, którymi nie chcesz się zajmować w tygodniu, a jedynie w weekend, możesz ustawić w skrzynce pocztowej automatyczne odkładanie ich na później. Tak zwany Dla dowolnych wiadomości można ustawić reguły „przesuwania” służące do automatycznej archiwizacji, usuwania lub przechowywania.
Moc w małych rzeczach
Zamiast skomplikowanych rozwiązań Mailbox oferuje proste i czyste środowisko, które nie rozprasza żadnymi niepotrzebnymi elementami, ale skupia użytkownika przede wszystkim na samej treści wiadomości. Ponadto sposób, w jaki wiadomości są tworzone, stwarza wrażenie, że nawet nie jesteś w kliencie pocztowym, ale wysyłasz klasyczne wiadomości. To uczucie jest szczególnie wzmocnione dzięki korzystaniu ze skrzynki pocztowej na iPhonie.
W końcu korzystanie z Mailboxa w połączeniu z iPhonem i komputerem Mac jest niezwykle efektywne, ponieważ żaden klient nie może konkurować z aplikacją Dropbox, szczególnie pod względem szybkości. Mailbox nie pobiera całych wiadomości jak Mail.app, które następnie przechowuje w coraz większych ilościach, ale pobiera tylko absolutnie niezbędne fragmenty tekstów, a reszta pozostaje na serwerach Google lub Apple1. Gwarantuje to maksymalną prędkość pobierania nowych wiadomości, dlatego w Mailboxie nie ma przycisku aktualizacji skrzynki odbiorczej. Aplikacja utrzymuje stały kontakt z serwerem i natychmiast dostarcza wiadomość do skrzynki pocztowej.
Równie niezawodnie i niezwykle szybko działa synchronizacja pomiędzy iPhonem a komputerem Mac, co rozpoznasz na przykład po wersjach roboczych. Piszesz wiadomość na komputerze Mac i w mgnieniu oka kontynuujesz ją na iPhonie. Wersje robocze są bardzo sprytnie obsługiwane przez Mailbox – nie pojawiają się jako osobne wiadomości w folderze wersji roboczych, ale zachowują się jak fragmenty już istniejących rozmów. Jeśli więc zaczniesz pisać odpowiedź na komputerze Mac, pozostanie ona tam nawet po zamknięciu komputera i będziesz mógł kontynuować pisanie na swoim iPhonie. Po prostu otwórz tę rozmowę. Drobną wadą jest to, że takie wersje robocze działają tylko pomiędzy skrzynkami pocztowymi, więc jeśli przypadkowo uzyskasz dostęp do skrzynki pocztowej z innego miejsca, nie zobaczysz wersji roboczych.
Nadal istnieją przeszkody
Skrzynka pocztowa nie jest rozwiązaniem dla każdego. Wielu może nie czuć się komfortowo z zasadą Inbox Zero, ale ci, którzy ją praktykują, na przykład przy zarządzaniu zadaniami, mogą szybko polubić Mailbox. Pojawienie się wersji na komputery Mac było kluczem do użyteczności aplikacji, bez niej używanie Mailboxa tylko na iPhonie i/lub iPadzie nie miałoby sensu. Ponadto wersja na komputery Mac była udostępniana publicznie przez kilka tygodni po zamkniętych testach beta, choć nadal zachowała pseudonim beta.
Dzięki temu możemy napotkać sporadyczne błędy w aplikacji, gorsza jest także jakość i niezawodność wyszukiwania w starych wiadomościach, choć podobno twórcy intensywnie nad tym pracują. Aby przeszukać archiwum, czasami byłem zmuszony odwiedzić interfejs internetowy Gmaila, ponieważ Mailbox nie miał nawet pobranych wszystkich e-maili.
Jednak wielu znajdzie zasadniczy problem przy uruchamianiu samego Mailboxa, który obecnie obsługuje tylko Gmail i iCloud. Jeśli używasz Exchange do poczty e-mail, nie masz szczęścia, nawet jeśli bardziej lubisz Mailbox. Podobnie jak w przypadku niektórych innych klientów poczty e-mail, nie ma jednak niebezpieczeństwa, że Dropbox zrezygnuje ze swojej aplikacji i przestanie ją rozwijać, wręcz przeciwnie, możemy raczej spodziewać się dalszego rozwoju Mailboxa, który zapowiada przyjemniejsze zarządzanie skądinąd niepopularnych wiadomości e-mail.
- Na serwerach Google lub Apple, ponieważ Mailbox obsługuje obecnie tylko konta Gmail i iCloud. ↩
Hmm. Dopóki nie będzie w stanie wykonać Exchange, jest to dla mnie bezużyteczne.
Używam go codziennie i jestem całkiem zadowolony.
Ale prawdą jest, że do wyszukiwania zawsze włączam natywnego klienta poczty lub interfejs internetowy Gmaila, ponieważ Mailbox jest pod tym względem dość zawodny (miejmy nadzieję na razie).
Czasami wyświetla również niepoprawnie załącznik PDF, na przykład z Česká Spořitelna, potwierdzenie płatności w formacie PDF jest automatycznie wyświetlane jako pełny tekst w treści wiadomości e-mail, a wiadomość e-mail również pojawia się bez załącznika.
Poza tym jednak pomógł mi pięknie uporządkować stos e-maili, które zgromadziłem przez xx lat, więc jestem usatysfakcjonowany. Łączenie wielu kont również działa świetnie.
Używam go również na iPadzie/iPhonie i czekam na Exchange, więc na razie Airmail Beta na Macu, który gorąco polecam.
Niestety, przy takim ograniczeniu w Gmailu jest to nieco bezużyteczne, jeśli korzystasz z poczty firmowej...
Mam pytanie, czy można sortować pocztę (nawet ręcznie) do różnych folderów, tj. np. przez adresatów czy ręcznie utworzone foldery?
Jeśli nie, czy ktoś zna taki?
Zależy mi głównie na środowisku iOS.
dzięki
Tak, używając filtrów. Tworzysz skrzynki pocztowe z nazwami odbiorców i/lub grup oraz za pomocą filtrów, gdzie wprowadzasz parametry dla każdego dodatkowego filtra, a następnie e-maile trafiają tam, gdzie chcesz i są automatycznie sortowane.
Przepraszam, mój błąd. Zapomniałem dodać, że Gmail i iCloud mi nie wystarczą.
Chciałbym coś uniwersalnego. Próbowałem boksera, ale on nie może tego zrobić.
Myślę, że filtry w Mail.app na Macu można zastosować do dowolnej skrzynki pocztowej. Ale są one wykonywane dopiero po uruchomieniu aplikacji i załadowaniu wiadomości e-mail (nie działają na serwerze)
Nie tylko ze względu na Exchange, zostaję przy systemowej Poczty i dodatku MailHub – dodatek znacząco pomoże w sortowaniu i porządkowaniu wiadomości, a nawet może ustawić przypomnienie dla konkretnej wiadomości. Właściwie może wykonywać opisane tutaj funkcje i coś więcej. Tak naprawdę muszę jeszcze znaleźć dodatek, który wyświetlałby załączniki do e-maili oddzielnie od treści wiadomości i umożliwiał otwieranie dokumentów Worda i Excela bezpośrednio w oknie klienta z opcją kopiowania zawartości (tak jak ma to miejsce w przypadku MS Outlook) i nie miałbym nic, czego by mi brakowało w Mail:-)
Czy nie ma czegoś podobnego do MailHub na iOS?
Początki z tą aplikacją były dla mnie dość niezręczne. Ale kiedy udało nam się w krótkim czasie posortować e-maile, zaczyna mi się podobać ta aplikacja.
Po prostu denerwuje mnie to, że podczas odów nie mogę skonfigurować pozostałych e-maili, które przypisałem do Gmaila.
bardzo wolno na iPhonie 4 (iOS 7). Natomiast klasyczna aplikacja Mail.app jest superszybka. Wróciłem więc do klasyki, która jest zestrojona z systemem.
Czy istnieje sposób pracy z oflagowanymi e-mailami z Mail.app w skrzynce pocztowej? Przydałoby mi się synchronizacja ze stosunkowo nowym folderem, który naprawiłby oflagowaną rolę. W bieżącym przepływie pracy sortuję e-maile na oznaczone i ostatnie
Wydaje mi się, że aplikacja zżera sporo baterii (ip5s z iOS7). Czy ktoś ma podobne doświadczenia?
dlaczego nad ikoną widzę 2700 e-maili? czy aplikacja nie potrafi odróżnić przeczytanego od nieprzeczytanego?
To jest zasada zerowej skrzynki odbiorczej. Wiadomość uważa się za rozwiązaną tylko wtedy, gdy zostanie przeniesiona do archiwum. Nie ma sensu rozróżniać wiadomości przeczytanych i nieprzeczytanych, a jedynie zliczyć wiadomości w skrzynce odbiorczej.
Używam aplikacji od około miesiąca i mój początkowy entuzjazm stopniowo przeradza się w rozczarowanie. Pomysł jest świetny, ale aplikacja jest nadal dość niechciana. Szczególnie niepokoi mnie następująca rzecz – gdy jest duża liczba e-maili, na iPhonie 4s z iOS 7.1 działa to niesamowicie wolno, gdy klikam wiadomość w wątku z dużą ilością rozmów, to losowo zaczyna się gdzieś przewijać w środku tekstu, a na iPadzie Air nie mogę załączyć żadnych załączników (po kliknięciu odpowiedniego przycisku nic się nie dzieje). Najważniejszym wydarzeniem dzisiaj było to, że pracowałem nad pocztą elektroniczną na iPhonie, zapisałem ją w wersji roboczej, wróciłem do niej po pewnym czasie na iPadzie, skończyłem pisać, wysłałem i dowiedziałem się, że wersja robocza została wysłana, bez dodatkowych zmian. Jestem jednak pewien, że wysłałem całą wiadomość. Szukam więc sprawdzonej alternatywy. Czy ktoś rozwiązał podobny problem?