Piotr Binder W drugiej części serii OmniFocus skupiającej się na metodzie Getting Things Done, będziemy kontynuować pierwszą część a my skupimy się na wersji dla systemu Mac OS X. Pojawiła się ona na początku 2008 roku i zapoczątkowała udaną podróż tej aplikacji wśród użytkowników.
Myślę, że jeśli OmniFocus odstrasza potencjalnych użytkowników, to może to cena i grafika. Jeśli chodzi o aplikację na Maca, to podczas pierwszych kroków użytkownik na pewno kilka razy zada sobie pytanie, dlaczego tak to wygląda. Ale pozory mogą mylić.
W przeciwieństwie do wersji na iPhone'a, na Macu możesz dostosować prawie wszystko, niezależnie od tego, czy jest to kolor tła, czcionka czy ikony na panelu. Zatem wszystko, co Ci przeszkadza, z dużym prawdopodobieństwem można dostosować do Twojego wizerunku. I jestem pewien, że po kilku dniach użytkowania nie będziecie żałować pozornie wysokiej ceny zakupu. Jeśli czujesz się komfortowo z wersją na iPhone'a, będziesz naprawdę zaskoczony możliwościami wersji na Maca.
Po zainstalowaniu aplikacji w lewym panelu masz tylko dwie pozycje, pierwsza to Skrzynka i drugi Biblioteka. Skrzynka to znowu klasyczna skrzynka odbiorcza, do której użytkownicy przesyłają swoje notatki, pomysły, zadania itp. Aby zapisać wiadomość w skrzynce odbiorczej, wystarczy wpisać tekst, a resztę możesz pozostawić do późniejszej, bardziej szczegółowej obróbki.
Oprócz tekstu bezpośrednio w OmniFocus, możesz także dodać do skrzynki odbiorczej pliki z komputera Mac, zaznaczony tekst z przeglądarki internetowej itp. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy plik lub tekst i wybrać opcję Wyślij do skrzynki odbiorczej.
Biblioteka to biblioteka wszystkich projektów i folderów. Po ostatecznej edycji każdy element trafia ze Skrzynki odbiorczej do Biblioteki. Foldery zawierające projekty tworzy się bardzo łatwo. Użytkownik może skorzystać z szeregu skrótów klawiaturowych, które znacznie ułatwią mu pracę w aplikacji. Np. naciśnięcie klawisza Enter zawsze powoduje utworzenie nowego elementu, niezależnie od tego, czy jest to projekt, czy zadania w ramach projektu. Następnie za pomocą zakładki możesz przełączać się między polami do wypełnienia (informacje o projekcie, kontekście, terminie itp.). Możesz więc stworzyć projekt składający się z dziesięciu zadań, a zajmie to naprawdę tylko kilka minut lub kilku sekund.
Skrzynka odbiorcza i Biblioteka wchodzą w skład tzw Perspektywy (znajdziemy tutaj Skrzynka odbiorcza, projekty, konteksty, termin, oflagowany, ukończony), czyli swego rodzaju menu, po którym użytkownik będzie się najwięcej poruszał. Poszczególne elementy tej oferty znajdują się na pierwszych miejscach górnego panelu. Projekty to lista wszystkich projektów zawierająca poszczególne kroki. Konteksty to kategorie pomagające w lepszej orientacji i sortowaniu przedmiotów.
Z powodu oznacza czas, którego dotyczą dane zadania. Taflowy to znowu klasyczne flagowanie używane do podświetlania. Review omówimy poniżej i ostatni element Perspektywy to lista wykonanych zadań lub Zakończony.
Patrząc na OmniFocus, użytkownik również może odnieść wrażenie, że aplikacja jest zagmatwana i oferuje wiele funkcji, z których nie korzysta. Jednak po bliższym przyjrzeniu się przekonasz się, że jest odwrotnie.
To, co mnie osobiście najbardziej przeraziło, to widoczny brak przejrzystości. Wypróbowałem już kilka narzędzi GTD i przełączanie się z jednego na drugie zdecydowanie nie jest przyjemne. Bałam się, że po przeniesieniu wszystkich projektów, zadań itp. na nowe narzędzie okaże się, że mi to nie odpowiada i będę musiała przenieść wszystkie elementy od nowa.
Moje obawy były jednak błędne. Po utworzeniu folderów, projektów, list pojedynczych akcji (listy zadań nienależących do żadnego projektu) możesz przeglądać wszystkie dane w OmniFocus na dwa sposoby. Jest to tzw Tryb planowania a Tryb kontekstowy.
Tryb planowania to wyświetlanie elementów w kategoriach projektów (jak w przypadku wybrania opcji Wszystkie akcje dla projektów na iPhone'a). W lewej kolumnie widoczne są wszystkie foldery, projekty, arkusze pojedynczych akcji, a w oknie „głównym” poszczególne zadania.
Tryb kontekstowyjak sama nazwa wskazuje, polega na oglądaniu elementów w kategoriach Kontekstów (ponownie jak w przypadku wybrania opcji Wszystkie akcje w kontekstach na iPhonie). W lewej kolumnie będziesz mieć teraz listę wszystkich Kontekstów, a w „głównym” oknie wszystkie zadania posortowane według kategorii.
Górny panel służy także do lepszej orientacji w aplikacji. Jak większość rzeczy w OmniFocus, możesz go dowolnie edytować – dodawać, usuwać ikony itp. Przydatną funkcją znajdującą się domyślnie na panelu jest Review (w przeciwnym razie można go znaleźć w perspektywach/przeglądzie) używany do lepszej oceny pozycji. Są one podzielone na „grupy”: recenzja dzisiaj, recenzja jutro, recenzja w ciągu następnego tygodnia, recenzja w ciągu następnego miesiąca.
Zaznaczasz poszczególne elementy po ich ocenie Marka zrecenzowano i automatycznie przeniosą się do Twojego Recenzja w ciągu następnego miesiąca. Lub ta funkcja może być przydatna dla użytkowników, którzy nie dokonują regularnych przeglądów. Kiedy OmniFocus pokazuje Ci niektóre zadania, np Recenzja dzisiaj, więc przeglądasz je i klikasz jako Marka zrecenzowano, następnie przechodzą do „oceny w ciągu następnego miesiąca”.
Kolejną sprawą panelową, którą znajdziemy w menu widoku jest Skupiać. Wybierasz projekt, klikasz przycisk Skupiać a okno „główne” jest filtrowane tylko dla tego projektu, łącznie z poszczególnymi krokami. Można wtedy w pełni skoncentrować się na wykonywaniu tych czynności.
Przeglądanie zadań w OmniFocus jest również bardzo elastyczne. Tylko od użytkownika zależy, jak skonfiguruje sortowanie, grupowanie, filtrowanie według statusu, dostępności, czasu lub projektów. Dzięki temu w łatwy sposób możesz odchudzić ilość wyświetlanych pozycji. W tej elastyczności pomagają także opcje dostępne bezpośrednio w ustawieniach aplikacji, gdzie między innymi możemy ustawić wspomniany już wygląd (kolory czcionek, tło, style czcionek itp.).
OmniFocus tworzy własne kopie zapasowe. Jeśli nie korzystasz z synchronizacji np. z iPhonem, nie musisz się martwić o utratę danych. Możesz ustawić interwał tworzenia kopii zapasowych na raz dziennie, dwa razy dziennie po zamknięciu.
Oprócz synchronizacji z urządzeniami iOS, o której pisałem w pierwszej części serii, OmniFocus na Maca może także przesyłać dane do iCal. Ucieszyłem się, gdy zobaczyłem tę funkcję. Po wypróbowaniu dowiedziałem się, że elementy z ustawioną datą nie są dodawane w iCal do poszczególnych dni, a „tylko” w iCal do Elementów, ale może programiści nad tym popracują, jeśli im to będzie na rękę.
Zalety wersji Mac są ogromne. Użytkownik może dostosować całą aplikację do swoich potrzeb, życzeń, a także w zależności od zakresu, w jakim korzysta z metody GTD. Nie każdy stosuje tę metodę w 100%, ale udowodniono, że jeśli wykorzystasz tylko część, będzie to korzystne i OmniFocus może Ci w tym pomóc.
Dla przejrzystości zastosowano różne ustawienia lub dwa tryby wyświetlania, za pomocą których można sortować elementy według projektów i kategorii. Oferuje intuicyjne poruszanie się po aplikacji. Ale to przekonanie będzie trwać tylko do czasu, aż dowiesz się, jak działa to oprogramowanie.
Funkcje Review pomaga w ocenie, masz kilka możliwości odfiltrowania określonych zadań. Korzystanie z opcji Skupiać możesz skupić się tylko na konkretnym projekcie, który jest dla Ciebie ważny w tym momencie.
Jeśli chodzi o mankamenty i wady, jak na razie nie zauważyłem niczego, co by mi przeszkadzało lub czego brakowało w tej wersji. Może wystarczy doprecyzować synchronizację z iCal, kiedy pozycje z OmniFocus będą przypisane do danej daty. Możliwą wadą może być cena, ale to już zależy od każdego z nas i tego, czy inwestycja jest tego warta.
Tym z Was, którzy posiadają wersję na Maca i nie wiedzą jeszcze, jak z niej korzystać, polecam obejrzenie samouczków wideo bezpośrednio od The Omni Group. To świetnie opracowane, rozbudowane filmy edukacyjne, przy pomocy których poznasz podstawy i bardziej zaawansowane techniki OmniFocus.
Czy zatem OmniFocus dla komputerów Mac jest najlepszą aplikacją GTD? Moim zdaniem zdecydowanie tak, jest funkcjonalny, przejrzysty, elastyczny i bardzo skuteczny. Ma wszystko, co powinna mieć idealna aplikacja zwiększająca produktywność.
Jeszcze w tym roku powinniśmy zobaczyć OmniFocus 2 inspirowany wersją na iPada, więc z pewnością mamy na co czekać.
Link do samouczków wideo
Link do Mac App Store – 62,99 €
Część 1 serii OmniFocus
Cześć,
dzięki za miłą recenzję, więc udało mi się wyrzucić pióro i papier i zacząłem organizować swoją pracę elektronicznie.
Do iCal zsynchronizowanego z Google Cal. Szukałem narzędzia GTD, ale mam taki problem, że w mojej pracy pracują nad nim 2 inne osoby i w idealnym przypadku musimy mieć zsynchronizowane zadania, a w dodatku każdy z nas ma trochę inny sprzęt (1x Win, 2x Macbook, 2x Iphone, 1x Android). Narzędzia internetowe nie są wystarczająco szybkie, zwłaszcza na telefonie – papier jest szybszy.
Nie udało nam się wówczas znaleźć narzędzia w 100% doskonałego. Następnie korzystamy z Evernote, realizuję prawie wszystko, łącznie z połączeniem z kalendarzem.
To chyba pierwsze rozwiązanie GTD, które naprawdę zmusiło mnie do wyrzucenia długopisu i papieru – szybkie – skróty klawiaturowe do wrzucania notatek do skrzynki odbiorczej, tak samo szybkiego dodawania notatek tekstowych/zdjęć w telefonie…
Mam notesy według obszarów, duże projekty w osobnych notatnikach i priorytety, aby pomóc systemowi za pomocą TAGÓW. Postęp w danym projekcie zaznaczany jest za pomocą checkboxa do zrobienia. Zainspirowałem się tutaj: http://www.straightpathsql.com/archives/2010/07/getting-organized-a-tasks-life/
Synchronizacja w chmurze działa w wersji darmowej, przynajmniej do czytania, jeśli nie znajdziemy nic lepszego, to zapewne przejdziemy na wersję płatną.
Czy ktoś jeszcze korzysta z GTD w chmurze z innymi osobami? Co sprawdziło się najlepiej w Twoim przypadku?
Moim zdaniem idealne narzędzie powinno potrafić:
– łączność z pocztą elektroniczną (konieczność zwracania linków do klienta pocztowego)
- synchronizacja w chmurze
– możliwość załączników
– niektóre rozwiązania kalendarza (automatycznie spadające na dzień dzisiejszy, tak jak powinno)
– aplikacja – czyli może działać w tle i działać np. skróty klawiszowe
– wieloplatformowość – nie zawsze da się przejść całą grupę na Mac+iPhone tylko ze względu na GTD
- stabilność
– Przejrzystość interfejsu graficznego
- łatwo znaleźć
...
Nie rozwiązałem Evernote, zwłaszcza kalendarza, jeśli pominę tylko wtyczkę wejściową dla internetowego Google Cal. czy można wysłać maila z kalendarza poprzez powiadomienie na skrzynkę odbiorczą.
Czy ktoś zna Świętego Graala? :)
Dzięki,
Tomasza.
Dziękuję za ciekawy komentarz. Muszę przyznać, że nie mam żadnego doświadczenia z Evernote, a co więcej, osobiście nie widzę dla niego większego zastosowania.
Jeśli chodzi o problem, który opisałeś, jest to z pewnością doskonałe rozwiązanie. Oczywiste jest, że bardzo trudno jest znaleźć narzędzie, które działa na wszystkich urządzeniach. Poza tym nie znam prawie żadnej takiej aplikacji, która działałaby na wszystkich urządzeniach. Może wypróbuj aplikację Wunderlist. Dotyczy to wszystkich urządzeń, jest synchronizowane za pośrednictwem chmury z utworzonym kontem. Więc to mogłoby być możliwe rozwiązanie. Spełnia większość wymagań, które opisałeś. Aplikacja Wunderlist zostanie również omówiona szerzej w trzeciej i ostatniej części serii OmniFocus. Pozostaje więc pytanie, czy warto połączyć Evernote z inną aplikacją, czy poczekać, aż pojawi się wieloplatformowa aplikacja, która potrafi wszystko.
Dziękuję za typ
Próbowałem Wunderlist, nie wygląda to źle, niestety jest za prosty, chyba nie nadaje się do metody GTD - nie obsługuje tagów, linków do e-maili, załączników, zrzutów ekranu...
Więc prawdopodobnie pozostanę przy Evernote.
Dzięki,
Tomasza.
Muszę powiedzieć, że próbowałem już prawie wszystkiego w iTunes, jeśli chodzi o aplikacje do zrobienia, kalendarze i narzędzia GTD, ale jak dotąd kieszonkowy informator wygrywa. Używam omnifocusa od dłuższego czasu, ale po wypróbowaniu informatora wszystko inne wydaje mi się niedokończone - zawsze czegoś mi brakuje. Choć kosztuje jakieś 10 dolarów i przyznaję, że to moja najdroższa aplikacja, jaką szczerze kupiłem :D:D Potrafi synchronizować wszelkiego rodzaju konta, może być ich kilka, ma kalendarz ze wszystkimi niezbędnymi podglądami i w dodatku ma idealną linijkę - możesz nawet wybrać, czy chcesz używać stylu Franklina Coveya/Getting Things Doodledo. Nadal nie rozumiem, dlaczego tak wiele osób tego nie wie? :)
Witam, dziękuję za ciekawy artykuł. Proszę o poradę. Próbuję teraz Evernote i, w przeciwieństwie do autora, ze mną
przy zaznaczaniu tekstu i kliknięciu go prawym przyciskiem myszy nie pojawia się opcja „dodaj zaznaczenie do evernote”
Muszę ręcznie skopiować tekst. Proszę doradź..?
Dziękuję