Zbieracz jabłek V ostatni artykuł na Evernote Opisałem różne rodzaje wkładu, który można otrzymać w ramach tej wspaniałej usługi. Wspomniałem o możliwości zapisania notatki tekstowej, nagrania audio, obrazów lub zeskanowanych dokumentów, e-maili, plików, treści internetowych, wizytówek, przypomnień czy list. Zebranych w ten sposób informacji nie trzeba porządkować w skomplikowany sposób przy niewielkiej liczbie rekordów, gdyż aby znaleźć konkretną notatkę wystarczy skorzystać z podstawowej procedury - wpisać w wyszukiwarce słowo kluczowe (lub kilka słów) polu, rozpocznij akcję wyszukiwania, a notatka pojawi się w ciągu kilku sekund. Jednak wyszukiwanie jest jedną z najpotężniejszych broni tej usługi…
Jednak w rosnącej ilości danych ona również rośnie potrzeba wdrożenia systemu organizacyjnego, co ułatwi nam orientację i późniejszą pracę z tak starannie zebranymi treściami. A jak można uporządkować informacje w Evernote? Oni istnieją trzy podstawowe narzędzia organizacyjne, z których możesz skorzystać, plus jedna prosta funkcja, która pozwoli je połączyć. Przejdźmy do tego i wyobraźmy sobie je krok po kroku.
zeszyt
Prawdopodobnie najłatwiejszym do uchwycenia obiektem w Evernote, który nada Twoim notatkom logiczny porządek, jest notatnik. Pomyśl o tym jak o klasycznym notesie lub teczkach oprawionych lub sklejonych, w których umieścisz każdą nowo utworzoną notatkę z dowolną treścią przedstawioną we wspomnianym już poprzedni artykuł (oczywiście biorąc pod uwagę opcję maksymalnego rozmiaru notatki, która różni się w zależności od wersji). Możesz następnie swobodnie przeglądać, sortować i przeszukiwać te strony.
Rozróżniamy dwa podstawowe typy notatników – lokalny a zsynchronizowane. Rodzaj notatnika wybieramy tworząc go w systemie OS X, w wersji na iOS możliwe jest utworzenie tylko drugiego z nich, właśnie dlatego, że notatnik lokalny przeznaczony jest wyłącznie do użytku w aplikacji desktopowej bez możliwości synchronizacji z Serwer Evernote. Chociaż z tego powodu nie możesz uzyskać do nich dostępu z żadnego innego urządzenia (w tym ze środowiska internetowego), możesz zapobiec wysyłaniu danych poza Twój komputer (na przykład, jeśli nie chcesz stracić kontroli nad niektórymi wrażliwymi danymi).
Kolejnym parametrem, który spotkasz w Evernote jest flaga, czyli tzw. domyślny notatnik (domyślny notatnik; ponownie jest on konfigurowany tylko w środowisku stacjonarnym lub internetowym), który definiuje notatnik, do którego domyślnie będą trafiać np. e-maile przekazywane na specjalny adres Evernote. Mówiąc najprościej – to podstawowy notatnik do wpisów na notatki (jeśli znasz metodę Getting Things Done, ten notatnik może zostać oznaczony jako Twój Skrzynka lub w pudełku).
Ważna opcja dla tych, którzy płacą Premia lub Biznes konto, to ustawienie dostęp offline do notatek w poszczególnych zeszytach. Czasami może się zdarzyć, że będziesz musiał zajrzeć do swoich notatek, nawet jeśli nie masz dostępu do Internetu. Przydaje się w podróży, poza zasięgiem sieci komórkowej lub Wi-Fi lub jeśli chcesz natychmiast pracować z notatkami. W środowisku Evernote możesz ustawić pełne pobieranie wszystkich notatek na swoje urządzenie – ale uważaj na maksymalną pojemność swojego urządzenia i rozmiar notatek, które masz w swoich notatnikach.
Notatniki w Evernote (nie tylko na iOS) to jedyne dostępne narzędzie organizacyjne podziel się z większą liczbą osób i tym samym umożliwią współpracę w ramach zespołu, czyli aktywne lub bierne korzystanie z całości treści przez wszystkie zainteresowane osoby. Możliwe jest także ustawienie różnych typów uprawnień do udostępniania – począwszy od opcji just przeglądaj notatki aż do redagowanie i opcja zaproś innych do pracy z notatnikiem. Oczywiście możesz także udostępnić oddzielną notatkę, ale ta funkcja oferuje inne możliwości i jest wykorzystywana w różnych sytuacjach.
I na koniec jedno małe zastrzeżenie – zwróć uwagę na ograniczenie liczby zeszytów, które możesz utworzyć w ramach jednego konta. W przypadku wersji darmowej jest to 100 notesów, w przypadku wersji premium lub biznesowej jest to 250 notesów. Istnieją też inne ograniczenia, jak np. udostępnianie. Polecam spacer artykuł, który szczegółowo opisuje wszystkie te ograniczenia.
stos
Jeśli wyobrazisz sobie kilka notatników logicznie do siebie powiązanych i ułożonych w jednym miejscu, utworzysz tzw. „pakiet”, który jest kolejnym narzędziem organizacyjnym, które może Ci pomóc w łatwiejsza orientacja w Twoim systemie. Kupka jako taka to po prostu wizualne ujednolicenie notesów, ułatwiające ich odnalezienie. Nie ma żadnych specjalnych funkcji, nie można go udostępniać ani umieszczać w nim notatek (właściwie tylko notatników).
etykieta (znacznik)
Ostatnim i najczęściej omawianym narzędziem organizacyjnym w Evernote jest tag. Opisywanie tego nie jest celem tego artykułu strategia etykietowania (jeśli chcesz, wyznaczoną przeze mnie strategię znajdziesz w jednym z artykuły na temat Jak wszystko zrobić), jednak mam dla Ciebie jedną wskazówkę – trzymaj etykiety w prostej, łatwej do zapamiętania i niewielkiej strukturze. Warto, tak jak warto od czasu do czasu „wyczyścić” system etykietowania (czyli posmarować nieużywane etykiety). Osobiście sprzątam raz w miesiącu.
Jeśli chodzi o organizację etykiet, w wersji na iOS nie będziesz cieszyć się tak wieloma opcjami, jak w aplikacji na OS X. W obu przypadkach nie spodziewaj się możliwości tworzenia struktur wielopoziomowych przeciągnij i upuść lub w przeciwnym wypadku. W aplikacji na iPhone'a lub iPada możesz utworzyć, zmienić nazwę, przypisać lub usunąć etykietę. Nic dodać nic ująć.
Kropka w postaci zapisanego wyszukiwania (zapisane wyszukiwanie)
Zastanawiasz się, co zrobić w artykule na temat organizowania notatek? Być może nawet nie umieściłbym go tutaj, gdyby nie możliwość dowolnego wyszukiwania, które wpisałeś i którego użyłeś zachować do późniejszego wykorzystania. Dzięki specjalnej składni wyszukiwania masz możliwość połączenia widoku notatek nie tylko za pomocą notatnika czy etykiety, ale także połączenia tych dwóch kategorii organizacyjnych. Zapamiętaj dwa parametry wyszukiwania – zeszyt: (aby znaleźć wszystkie notatki w zeszycie) a etykietka: (dla ograniczeń zgodnie z etykietami przypisanymi do notatek). Po wprowadzeniu zapytania (np. notatnik:„2014 Evernote Apple Tree” tag:artykuł tag:czerwiec tag:2014), będziesz mógł go także zapisać i w każdej chwili ponownie wykorzystać za pomocą jednego kliknięcia. Polecam dodać takie zapisane wyszukiwania do pliku skrót (skróty), jeśli używasz go naprawdę często.
Definicja strategii? Długi czas działania
To, które notesy, paczki, etykiety czy zapisane wyszukiwania wybierzesz, jest naprawdę indywidualne i nie uniwersalne. Sam męczyłem się z konfiguracją kilka lat zanim znalazłem własną, prostą i funkcjonalną. Oczywiście zmienia się to także wraz z charakterem działań, jakie prowadzisz w życiu osobistym i zawodowym, a może także z ludźmi, z którymi pracujesz. Jeśli zdecydujesz się używać Evernote w zespole, pojawi się więcej zmian i dostosowań.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Evernote, jego możliwościach, a nawet definicji struktury organizacyjnej, polecam odwiedzić portal Notatki życia, który koncentruje się bezpośrednio na opcjach wykorzystania Evernote w praktyce.
Życzę dużo wytrwałości i pracowitości w budowaniu systemu Evernote. W kontynuacji tej serii przyjrzymy się zębowi aplikacje na iOS, z którym poszerzysz możliwości wykorzystania Twojego Evernote'a.
[adres aplikacji=”https://itunes.apple.com/cz/app/evernote/id281796108?mt=8″]
Jakoś nie rozumiałem jak to jest z notatnikiem „lokalnym/synchronizowanym” dla iOS. Kiedy tworzę notatnik na iPhonie, widzę go zarówno na iPadzie, jak i w kliencie Win. Jak więc synchronizować, jeśli jest to tylko lokalne?
Díky
Masz rację, w artykule jest błąd - zamiast słowa PIERWSZY należy użyć słowa DRUGI. Już pisałem i prosiłem o sprostowanie.
Wielkie dzięki za podniesienie głowy.