Wratysław Holub Wystawianie faktur i różnorodnych dokumentów jest integralną częścią świata biznesu. Obowiązek ten dotyczy praktycznie każdego – niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność gospodarczą, czy prowadzisz własną działalność gospodarczą. W takim razie zapewne doskonale wiesz, jak właściwie wygląda wystawianie faktur, wezwań do zapłaty, zamówień, dokumentów dochodowych i innych. Wiąże się to też z dość zasadniczym pytaniem, które praktycznie każdy musi sobie kiedyś zadać. Jak konkretnie rozwiązać problem dokumentów i zaoszczędzić jak najwięcej pracy?
Minęło już kilka lat od czasów, gdy zadania te rozwiązywano na przykład w Excelu. Dziś oferowane jest rozwiązanie znacznie bardziej przyjazne i przede wszystkim prostsze. Konkretnie mamy na myśli aplikację internetową Vyfakturuj.cz, co jest profilowane jako idealne rozwiązanie dla osób samozatrudnionych i firm. Już na pierwszy rzut oka przyciąga prostotą i rozbudowanymi możliwościami. Ale czy w ogóle warto? Właśnie dlatego rzucimy światło na to rozwiązanie w naszej recenzji. Tak czy inaczej od razu trzeba przyznać, że na pewno ma coś do zaoferowania.
O Vyfakturuj.cz
Na początek przypomnijmy pokrótce, co Vyfakturuj.cz właściwie potrafi i jak może pomóc w świecie biznesu. Jak wspomnieliśmy powyżej, czasy, gdy faktury i inne dokumenty przetwarzane były w Excelu, już dawno minęły (na szczęście). Ta aplikacja internetowa jest znacznie bardziej zaawansowaną alternatywą. Za jego pomocą możemy wystawić wszelkiego rodzaju faktury bezpośrednio online i przygotować je do wysłania w ciągu kilku sekund. W szczególności może Ci pomóc od wspomnianych faktur, poprzez (automatyczne) żądania płatności, faktury proforma, faktury zaliczkowe lub zamówienia, do wysokości kosztów.
Dodatkowo sama wystawa znacznie przyspiesza katalog kontaktów czy firm będących dla nas klientami lub dostawcami. Wszystko poszło o krok dalej dzięki opcjom łączności i ogólnej automatyzacji, które omówimy poniżej. Następnie mamy przegląd wszystkich wydanych dokumentów bezpośrednio w aplikacji, gdzie dostępny jest również praktyczny i prosty przegląd. Osobiście chciałbym to podkreślić. Zestawienie w formie wykresu w czytelny sposób pokazuje jak radzimy sobie w biznesie, jednocześnie porównując dane wyniki rok do roku. Od razu więc widzimy, czy poprawiliśmy się od zeszłego roku, czy od poprzedniego roku.
Wydawanie dokumentów
Jak wspomnieliśmy powyżej, za pomocą Vyfakturuj.cz możemy łatwo i szybko wystawiać (nie tylko) faktury bezpośrednio online. Aplikacja internetowa rozwiązuje to zadanie dosłownie doskonale. Za pomocą kilku kliknięć praktycznie gotowe. Wystarczy, że wybierzesz jaki dokument chcesz wystawić, wybierzesz z katalogu klienta/dostawcę, uzupełnisz niezbędne dane i zatwierdzisz swój wybór. Oczywiście możesz wybrać także sposób płatności za same faktury. W tym przypadku oferowany jest klasyczny przelew bankowy, gotówka lub za pobraniem. W rozbudowanej ofercie wciąż jednak znajdziemy PayPal, kredyt, różne bramki płatnicze, a nawet Bitcoin.
Oczywiście wszystko jest jasne i szybkie, a tego właśnie potrzebują przedsiębiorcy. Jednocześnie nie musimy zawracać sobie głowy zapisywaniem czy przechowywaniem dokumentów. Wszystkie dane pozostają bezpieczne bezpośrednio w aplikacji internetowej, dzięki czemu mamy do nich dostęp w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca. Jak już wskazaliśmy, rozwiązanie nie dotyczy tylko faktur – tak naprawdę może obsługiwać szereg innych dokumentów. O niektórych z nich wspominaliśmy już powyżej. W szczególności jest to faktura, wezwanie do zapłaty, faktura pro forma, faktura zaliczkowa, zamówienie, dokument korygujący, dokument przychodowy oraz dokument podatkowy.
Chciałbym również podkreślić możliwość tzw. faktur regularnych, które są automatycznie powtarzane w określonych odstępach czasu. To świetne rozwiązanie na dłuższą współpracę. Wystarczy raz uzupełnić niezbędne dane, ustawić interwał i gotowe. Jeśli chodzi o dostępne dokumenty, brakuje jedynie możliwości stworzenia oferty cenowej. Cóż, przynajmniej na razie. Według twórców, nad taką opcją już trwają prace. W finale możemy także spersonalizować projekt naszych dokumentów i zmienić na przykład motyw, logo czy inne detale.
Opcje podłączenia i automatyzacji
Jak już wskazaliśmy powyżej, nie kończy się to na samym wystawieniu dokumentów i ich przechowywaniu. Vyfakturuj.cz idzie nieco dalej. Pod tym względem możliwość połączenia się z bankiem i innymi podmiotami odgrywa bardzo kluczową rolę, co właśnie stawia aplikację w tak korzystnej pozycji. Do naszego konta w aplikacji webowej możemy podłączyć aż 12 banków - a konkretnie dane konto do prowadzenia działalności gospodarczej - co niesie ze sobą możliwość kojarzenia płatności przychodzących. Dzięki temu cały proces rozwiązuje się praktycznie automatycznie.
Gdy tylko wystawimy fakturę, w której formą płatności jest przelew, aplikacja sama sprawdzi, czy i kiedy została zwrócona. Oznacza to, że potencjalnie spada również ostatnie zadanie, na które w innym przypadku musielibyśmy „marnować czas”. Oprócz pełnych przeglądów Vyfakturuj.cz sprawdza również, czy wydane dokumenty podlegają zwrotowi.
Oprócz konta bankowego profil w Vyfakturuj.cz można także powiązać z konkretnym e-sklepem. Gdybym miał e-sklep zbudowany na WooCommerce lub PrestaShop, wystarczyłoby mi zainstalowanie odpowiedniej wtyczki, która następnie zajęłaby się całkowitym parowaniem. Coś takiego zapewnia niezrównaną automatyzację w biznesie. Przedsiębiorcy nie muszą już tracić czasu na rozliczanie faktur, monitorowanie ich zwrotu itp. – aplikacja może niezawodnie zająć się wszystkim. Ponadto można go również podłączyć do bramek płatniczych (ComGate, GoPay, ThePay, PayPal itp.) i innych usług (Česká pošta, SimpleShop, EET, Make itp.).
Eksport i import danych
Posiadanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu i z przeglądem to zdecydowanie plus. Z drugiej strony od czasu do czasu potrzebujemy ich także gdzie indziej, dlatego niezwykle ważna jest możliwość ich łatwego eksportu. Na szczęście i o tym nie zapomniano. W ramach Vyfakturuj.cz z łatwością wyeksportujemy poszczególne/wszystkie faktury, a także dokumenty do VAT i protokoły kontroli. Warto również zwrócić uwagę na ogólnie rozbudowane opcje. Dane możemy wyeksportować np. do tradycyjnego pliku PDF, czy do programów księgowych Pohoda, Money S3 czy Premier w formatach CSV, JSON i XML.
To samo dotyczy importu danych. Przydaje się to w sytuacji, gdy np. przeszlibyśmy na Vyfakturuj.cz z innego rozwiązania. Wreszcie istnieje również możliwość importowania własnych plików CSV i natychmiastowego przesyłania danych.
Taryfy: Ile kosztuje Vyfakturuj.cz?
Aplikacja internetowa Vyfakturuj.cz dostępna jest w kilku taryfach różniących się zakresem. Ostatecznie to od każdego przedsiębiorcy i jego potrzeb zależy, według czego może on zdecydować, która opcja będzie mu najbardziej odpowiadać. Możesz także wypróbować wszystko za darmo. Najlepszy profil oferowany jest przez pierwszy miesiąc PROFESSIONAL. Usługa dostępna jest także całkowicie bezpłatnie w planie darmowym DARMOWE. Ma jednak stosunkowo ograniczone możliwości i pozwala użytkownikowi wystawić fakturę maksymalnie 5 firmom. Jednocześnie brakuje w nim możliwości wystawiania zamówień, eksportowania danych do programów księgowych i nie tylko.
Wręcz przeciwnie, pełny potencjał odblokowuje wspomniana już taryfa PROFESSIONAL, który kosztuje 590 CZK miesięcznie. W tym przypadku w ramach jednego konta można mieć nawet do trzech podmiotów gospodarczych. Taryfa oferowana jest także dla mniej wymagających użytkowników IDEAL. Nawiasem mówiąc, jest to najpopularniejszy ze wszystkich, a pod względem ceny do wydajności oferuje wszystko, o co możesz prosić jako przedsiębiorca. Zapewnia pełną automatyzację i kosztuje zaledwie 249 CZK miesięcznie, co jest świetną ceną biorąc pod uwagę jego możliwości.
Ostatnią opcją jest program MINI za 149 CZK miesięcznie. Najkrócej można powiedzieć, że taryfa ta służy do fakturowania bez ograniczeń. Natomiast brakuje mu w zakresie wspomnianej automatyzacji, nie potrafi dopasować płatności do bramek płatniczych, nie eksportuje też dokumentów do deklaracji VAT czy raportów z kontroli. Porównanie taryf znajdziesz tutaj.
streszczenie
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą – samodzielnie lub poprzez firmę – możemy jedynie polecić rozwiązanie Vyfakturuj.cz. To kompleksowe narzędzie do pełnego zarządzania fakturami i innymi dokumentami, dzięki któremu możesz znacznie ułatwić sobie pracę, a ponadto ją zautomatyzować. Ostatecznie zależy to oczywiście od potrzeb każdego użytkownika, a co za tym idzie, także od wybranej taryfy. Ale ogólnie można powiedzieć, że zdecydowanie warto.
Gdy do opcji wystawiania różnych dokumentów dodamy regularne faktury, automatyczne przypomnienia czy możliwość powiązania płatności z rachunkiem bankowym lub bramką płatniczą, otrzymamy rozwiązanie najwyższej klasy, które na pewno nie pozostawi Państwa bez pomocy. Całość dodatkowo podkreśla doskonała obsługa klienta. Z tego powodu oceniamy Vyfakturuj.cz w pełnej liczbie punktów.
