Jiří Filip Komunikat handlowy: Aktualna oferta na rynku systemów zarządzania małą firmą jest naprawdę szeroka. Jednocześnie wybór odpowiedniego oprogramowania to naprawdę ważna decyzja. Przecież nie chcesz za kilka tygodni dowiedzieć się, że dokonałeś złego wyboru, przerzucić się na inną aplikację i przeszkolić cały zespół od początku. Jak zatem poruszać się po zatłoczonym rynku i wybrać oprogramowanie, które będzie rosło wraz z Tobą, dotrzymując kroku najnowszym trendom?
Sprawdź nasze wskazówki jak wybrać najlepszy system dla swojej firmy i jakie wymagania powinno spełniać oprogramowanie informatyczne.
Dlaczego warto korzystać z systemu zarządzania małą firmą?
Istnieje wiele powodów, dla których firma powinna korzystać z oprogramowania dla przedsiębiorstw. Nie tylko duże firmy, gdzie oczywistością jest utrzymanie porządku w całej firmie i wszystkich zespołach. Ale także dla małych firm, gdzie takie narzędzie do zarządzania biznesem może być potężnym narzędziem usprawniającym procesy firmowe. Prowadzi to do wzrostu konkurencyjności i sukcesu przedsiębiorstwa w dłuższej perspektywie.
Być może jesteś w sytuacji, że Twoja firma korzysta już z jakichś narzędzi... jedno do fakturowania, jedno do komunikacji, zarządzasz przepływem pieniędzy w Excelu, w drugim Excelu masz listę klientów, kalendarz, wyciągi i resztę na papierze . Jeśli to rozwiązanie wydaje Ci się nieco chaotyczne, poszukaj bardziej kompleksowego systemu, który w jednym miejscu zaspokoi większość potrzeb związanych z zarządzaniem Twoją firmą.
Główne powody, dla których nawet małe firmy powinny wdrożyć system zarządzania firmą:
- Poprawa wydajności i produktywności: Skuteczny system informatyczny przedsiębiorstwa umożliwia automatyzację procesów, redukcję błędów podczas ręcznego wprowadzania lub kopiowania danych oraz znaczną oszczędność czasu. Prowadzi to do poprawy wydajności i produktywności pracowników oraz zwiększa wydajność firmy.
- Lepsze zarządzanie czasem: System zarządzania przedsiębiorstwem ułatwia planowanie i organizację czasu, zadań i projektów, pozwalając pracownikom na większe skupienie się na pracy i redukcję stresu.
- Bardziej efektywne udostępnianie informacji i zarządzanie nimi: System informacji zarządczej pomaga w zarządzaniu danymi i informacjami oraz umożliwia lepszy dostęp i udostępnianie danych pomiędzy różnymi działami i pracownikami. Prowadzi to do lepszej współpracy między pracownikami, a ponadto masz wszystkie ważne dokumenty w jednym miejscu, co oznacza, że nie musisz już gorączkowo przeszukiwać dokumentów.
- Dokładniejsze i szybsze podejmowanie decyzji: System zarządzania firmą dostarcza w czasie rzeczywistym informacji o stanie projektów i działań firmy, umożliwiając szybsze i bardziej świadome podejmowanie decyzji.
- Redukcja kosztów:System informacyjny dla małych firm umożliwia lepsze planowanie i kontrolę przychodów i wydatków oraz pomaga zidentyfikować obszary, w których można obniżyć koszty.
Jakich funkcji szukać w systemie zarządzania firmą?
Automatyzacja
System zarządzania przedsiębiorstwem powinien pozwalać na automatyzację powtarzalnych procesów lub prostych czynności, aby zminimalizować błędy i stratę czasu na powtarzalnych zadaniach. Automatyzacja może obejmują na przykład fakturowanie cykliczne, przypomnienia o płatnościach, automatyczną wysyłkę e-maili, generowanie raportów lub tworzenie zadań lub projektów z szablonów. W ten sposób można zmniejszyć obciążenie pracowników, zmniejszyć liczbę błędów i poprawić efektywność pracy.
Przechowywanie danych w chmurze
Zastosowanie przechowywania danych w chmurze może umożliwić łatwiejsze i bezpieczniejsze udostępnianie danych wewnątrz firmy, wszystko jest przejrzyście w jednym miejscu. Umożliwia także dostęp do danych z dowolnego miejsca i o każdej porze, co zwiększa efektywność pracy i umożliwia szybką wymianę informacji. Przechowywanie danych w chmurze docenią także wszystkie firmy, w których członkowie zespołu pracują np. w trybie home office.
Zarządzanie zadaniami
Oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem powinno umożliwiać łatwe śledzenie i zarządzanie zadaniami oraz ich terminami. Może to obejmować na przykład planowanie i przydzielanie zadań, śledzenie statusu wykonania zadań i przypominanie o oczekujących zadaniach. Dzięki temu członkowie zespołu mogą efektywniej rozdzielaj pracę, monitoruj obciążenie pracą i terminowo wykonuj wszystkie przydzielone zadania.
Zarządzanie projektami
System zarządzania firmą powinien umożliwiać efektywne zarządzanie projektami, w tym planowanie, koordynację i monitorowanie postępu projektu. Dotyczy to na przykład planowania budżetu, efektywności i rentowności projektów. Dzięki takiemu systemowi firma może lepiej zarządzać swoimi projektami i osiągać lepsze wyniki i zyski.
W idealnym przypadku wybrane narzędzie powinno oferować wiele opcji graficznej reprezentacji projektów, takich jak tablice Kanban, wykresy Gantta lub przeglądy tabelaryczne w celu przejrzystej wizualizacji projektów, budżetów, przydziału zadań, statusu i postępu.
CRM
Oprogramowanie biznesowe powinno zawierać także narzędzia do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Dzięki temu firma może skuteczniej komunikować się z klientami i lepiej zarządzać ich wymaganiami.
Jeśli system pozwala na połączenie CRM z innymi procesami, takimi jak zarządzanie projektami, fakturowanie, zarządzanie kontraktami czy planowanie przepływów pieniężnych, w ramach jednej platformy zarządzania biznesem, możesz zobaczyć swoich klientów z perspektywy 360°.
Zarządzanie obciążeniem pracą pracowników
Funkcja zarządzania obciążeniem pracowników pomoże Ci efektywniej rozdzielić pracę pomiędzy poszczególnych członków zespołu i tym samym osiągnąć ich optymalne obciążenie pracą. System informacyjny firmy powinien umożliwiać takie planowanie czasu i zadań, aby były one sprawiedliwie rozłożone, a pracownicy byli odpowiednio obciążeni, stosownie do swoich możliwości i wydajności pracy. Jednocześnie tak powinno być system jest w stanie monitorować obciążenie i w razie potrzeby zaproponować odpowiednie rozwiązanie, na przykład poprzez redystrybucję zadań lub zwiększenie liczby pracowników w danym zespole. To umożliwi zwiększenie produktywności i zadowolenia pracownikówco przyczynia się do długoterminowego sukcesu firmy.
Wskazówki dotyczące wyboru najlepszego oprogramowania dla małych firm
Wybierając oprogramowanie dla małych firm, ważne jest określenie swoich potrzeb i rozważenie budżetu.
Weź pod uwagę także łatwość wdrożenia i użytkowania oprogramowania, możliwość integracji z innymi systemami i oprogramowaniem, aplikację mobilną oraz złożoność funkcjonalności.
1. Zidentyfikuj swoje potrzeby:
Zanim zaczniesz szukać odpowiedniego oprogramowania, zastanów się, jakich funkcji i cech potrzebujesz, aby zarządzać swoim biznesem.
Należy pamiętać, że niektóre programy oferują funkcje specjalistyczne dla określonych branż, inne zaś są uniwersalne i można je dostosować do potrzeb różnych branż.
2. Łatwość instalacji i obsługi oprogramowania:
Zastanów się, jak szybko możesz wdrożyć nowe oprogramowanie w swojej firmie i jak łatwo jest z niego korzystać.
Znalezienie oprogramowania z intuicyjnym interfejsem i łatwą konfiguracją może zaoszczędzić czas i zminimalizować szkolenia pracowników. W idealnym przypadku oprogramowanie zawiera samouczki i filmy szkoleniowe online, które pomogą Ci w szkoleniu lub oferuje konsultacje, podczas których możesz skonsultować się w sprawie wdrożenia systemu w Twojej firmie.
3. Rozwiązania z funkcjonalnością zarządzania finansami:
Bardziej zaawansowane oprogramowanie z funkcją zarządzania finansami może pomóc małym firmom śledzić operacje finansowe i zarządzać nimi. Dzięki temu uzyskasz przegląd dochodów i wydatków w bieżącym czasie i najbliższej przyszłości czy też wykonania budżetów. Możesz przewidzieć rozwój przepływów pieniężnych na najbliższe miesiące, rentowność projektów i słabe punkty, w których niepotrzebnie uciekają pieniądze w firmie.
4. Możliwość integracji z innymi systemami i oprogramowaniem:
Zastanów się, jakiego innego oprogramowania używasz i czy nowe oprogramowanie jest kompatybilne i można je łatwo zintegrować z innymi systemami. Dostępny programowalny interfejs (API) jest zatem kluczowy. Make to także popularna platforma integracyjna, która umożliwia zaawansowaną integrację i automatyzację.
Poszukiwanie oprogramowania z funkcjami importu i eksportu danych może ułatwić Ci pracę i zminimalizować ręczne wprowadzanie danych.
5. Zastanów się nad swoim budżetem:
Wybierając oprogramowanie, weź pod uwagę swój budżet i spróbuj znaleźć rozwiązanie, które spełni Twoje potrzeby i będzie dostępne dla Twojej firmy.
Zachowaj ostrożność przy porównywaniu ofert i zastanów się, czy dodatkowe funkcje są warte wyższej ceny. Bezpłatna wersja próbna powinna być oczywistością.
6. Aplikacja mobilna zawiera:
Dostępność mobilnej wersji systemu zarządzania przedsiębiorstwem pozwala Tobie i Twoim pracownikom pozostać w kontakcie i reagować w drodze, niezależnie od aktualnej lokalizacji i sprzętu. Jest to szczególnie ważne, jeśli chodzi o zarządzanie hybrydowymi i zdalnymi zespołami i działaniami.
Pamiętaj, że aplikacja mobilna powinna być łatwa w obsłudze i dostępna na różnych systemach operacyjnych.
7. Kompleksowe funkcje raportowe:
Rozwiązanie programowe z kompleksowymi funkcjami raportowania może pomóc małym firmom monitorować i analizować wyniki Twojej firmy, monitorować efektywność Twoich działań, projektów i kampanii, dzięki czemu będziesz mógł elastycznie reagować na pojawiające się sytuacje.
Idealnie jest to oprogramowanie firmowe dostarczy cennych informacji na temat Twoich wyników finansowych, postęp projektów i zadań, wydajność i wykorzystanie pracowników i wiele więcej. Dodatkowo zaawansowane rozwiązanie umożliwia tworzenie własnych raportów graficznych oraz ustalanie różnych kryteriów agregacji i sortowania danych.
8. Funkcja komunikacyjna komponentów:
Poszukiwanie oprogramowania z funkcjami komunikacyjnymi, takimi jak narzędzia do czatowania lub udostępnianie plików, może pomóc firmom w skutecznym zarządzaniu komunikacją wewnętrzną.
Pomocne w ułatwianiu współpracy w zespole może być także poszukiwanie oprogramowania, które można zintegrować z innymi narzędziami komunikacyjnymi, takimi jak rozmowy wideo.
Już wybrany?
Jako właściciele małych firm mamy wiele na głowie i często nie jest łatwo połączyć wszystko w jedną całość. Właściwe oprogramowanie do zarządzania firmą może dać Ci dużą przewagę nad konkurencją. Nagle otrzymasz przegląd - zleceń i zadań oraz ich terminów, klientów i komunikacji z nimi, przepływów pieniężnych i obciążenia pracą poszczególnych członków zespołu. Oszczędzisz mnóstwo czasu poświęconego na powtarzalne zadania o niskiej wartości dodanej. Zamiast tego możesz skupić swoją energię na innowacjach i rozwiązaniach, które popychają Twój biznes do przodu.
Autor: Caflou - Wszystko w jednym systemie zarządzania dla małych i średnich firm
Caflou pomoże Ci skutecznie zarządzać całą firmą i jej finansami. Pozwoli Ci monitorować przepływ środków pieniężnych i przewidywać jego przyszły rozwój. Pozbędziesz się rutynowej pracy, zmniejszysz liczbę błędów, usprawnisz pracę zespołową i zwiększysz wydajność firmy. Wszystko w jednym miejscu. Z dowolnego miejsca i po przystępnej cenie.
