Libor Kubin Ostatnio dużo mówi się o metodzie GTD – Getting Things Done, która pomaga ludziom być bardziej produktywnym, zarządzać swoją pracą i życiem osobistym. 27 kwietnia w Czechach odbędzie się pierwsza konferencja poświęcona tej metodzie, a Jablíčkař.cz zaprosił na rozmowę jednego z najsłynniejszych. Lukáš Gregor, nauczyciel, redaktor, bloger, a także wykładowca GTD.
Pozdrawiam, Łukasz. Powiedzmy, że nigdy nie słyszałem o GTD. Czy możesz nam, jako świeckim, powiedzieć, o co tu chodzi?
Metoda Getting Things Done to narzędzie, które pozwala nam być znacznie bardziej produktywnymi. Polega ona na tym, że choć mózg jest fascynującym organem, ma pewne ograniczenia, których sami bojkotujemy (lub których nie jesteśmy świadomi). Na przykład poprzez zalanie, a raczej odchwaszczenie z całkowicie niezrozumiałych powodów. W takim stanie z trudem wykorzystuje swój pełny potencjał podczas procesów twórczych, myślenia, uczenia się, a nawet nie może w pełni odpocząć. Jeśli pomożemy naszej głowie balast (czyli: od rzeczy, których tak naprawdę nie musimy nosić w głowie) stawiamy pierwszy krok do efektywności.
Metoda GTD oferuje wskazówki w zaledwie kilku krokach, jak osiągnąć stan spokoju i zdolności skupienia. Jak oczyścić głowę za pomocą drzemki rzeczy do tzw. skrzynki pocztowej i jak uporządkować wszystkie swoje projekty i „zadania”, zarówno osobiste, jak i służbowe, w przejrzysty system.
Dla kogo przeznaczona jest metoda, komu może pomóc?
Naciekła mi ślinka, że pasuje dla każdego, ma to swoje wady. Jeśli spojrzę na to przez różne rodzaje zawodów, te, które zasadniczo opierają się na bystrości i reagowaniu na środowisko (na przykład strażacy, lekarze, ale także różne rodzaje wsparcia technicznego, ludzie przy telefonach...) będą mogli korzystać tylko z ułamek metody, albo po prostu użyją tej metody dla swojego osobistego rozwoju, poziomu osobistego. I nie jest to też metoda na każdego, bo są ludzie, dla których jakikolwiek porządek, systematyzacja przeraża lub po prostu paraliżuje jeszcze bardziej niż chaos.
A właściwie jeszcze jedna kategoria – na pewno nie jest ona dla tych, którzy swoją słabą wolą wciskają w tę metodę wszystkie swoje kłopoty, myśląc, że sama im pomoże, a może nawet poprowadzi szczęśliwsze życie…
Wszystkie pozostałe grupy osób mogą zacząć od GTD.
Czy są jakieś inne podobne metody? Jeśli tak, jak porównałbyś je do GTD?
Należy nieco zdemistyfikować GTD. Nie wnikając w historię zagadnień produktywności, co zrozumiałe, od dawna (tak, już w starożytnej Grecji) podejmowano próby rozwiązania problemów związanych z zarządzaniem czasem. Chociaż GTD nie dotyczy tego bezpośrednio, nie jest to też jakiś nowy cud, lek, który David Allen wynalazłby niespodziewanie w wyniku gorączkowych eksperymentów w laboratorium. W metodzie tej jest więcej zdrowego rozsądku niż eksperymentu, ośmieliłbym się nawet heretyckie tak powiedzieć metoda krzywdzi ją to w jakiś sposób i chciałbym podkreślić właśnie ten aspekt narzędzia a logiczna sekwencja kroków, co może pomóc.
Sugeruję tylko, że na pewno są podobne metody, podejścia, które mówią o tym, jak najlepiej uporządkować swoje „obowiązki”, niektórzy mają takie metody, nie czytając ich znikąd, po prostu o tym myślą. (Nawiasem mówiąc, kobiety prowadzą w tym kierunku.) Ale gdybym miał znaleźć kogoś innego, to wprost narzędzie, co bezpośrednio odnosi się do GTD, z pewnością byłaby to metoda ZTD (Zen To Done, przetłumaczone jako Zen i tutaj zrobione). Jest to odpowiednie rozwiązanie, jeśli ktoś już poczuł GTD i zaczął rozwiązywać problem priorytetyzacji zadań, ponieważ Leo Babauta połączył GTD z podejściem Stephena Coveya i sformułował wszystko w taki sposób, aby było to proste. Albo odpowiednie rozwiązanie, jeśli nie chce rozwiązywać GTD, nie chce nawet czytać Coveya, jest bardziej freelancerem, istotą minimalistyczną.
Jaki więc będzie pierwszy krok na drodze do GTD, jeśli zdam sobie sprawę, że chcę coś zrobić ze swoim czasem i zadaniami?
Zawsze polecam początkującym, aby ćwiczyli co najmniej dwie, trzy godziny często, aby uzyskać całkowity spokój ducha. Włącz jakąś fajną muzykę, może otwórz butelkę wina. Weź kartkę papieru i zapisz na niej wszystko, albo w punktach, albo za pomocą mapy myśli projektowanie, nad którym obecnie pracują. Wykorzystaj w pełni swoją głowę. Być może pomocne będą także tak zwane obszary zainteresowań (= role), z których lubię korzystać, na przykład pracownik, mąż, ojciec, sportowiec... oraz indywidualne projekty lub grupy/listy rzeczy do zrobienia.
Po co to wszystko? W końcu, kiedy już wybijesz sobie z głowy te podstawy, będziesz mógł zacząć ćwiczyć GTD. Zacznij odkładać na później, zanotuj nadchodzący bodziec, a następnie przypisz go do projektu, który już zaznaczyłeś podczas sortowania.
Ale pytanie również obejmowało zrób coś ze swoim czasem. W tym kierunku GTD nie jest najbardziej odpowiedni, lub ona tworzy tło, fundament, ale tu nie chodzi o planowanie. Tutaj polecam sięgnąć po książkę Najpierw najważniejsze, albo po prostu zatrzymać się, odetchnąć i pomyśleć o tym, gdzie teraz jestem, dokąd chcę dojść, co dla tego robię... To raczej na inną dyskusję, ale GTD pozwoli się zatrzymać i wziąć oddech.
Czego potrzebuję, aby korzystać z GTD? Czy muszę kupić jakieś narzędzia? Co byś polecił?
Oczywiście w metodzie chodzi przede wszystkim o odpowiednie nawyki, jednak nie lekceważyłabym wyboru narzędzia, bo od niego też zależy, jak dobrze uda nam się żyć metodą. Szczególnie na początku, kiedy dopiero budujesz pewność co do metody, dobre narzędzie jest bardzo ważne. Mógłbym polecić jakąś specjalistyczną aplikację, ale byłbym ostrożniejszy. Jeśli chodzi o początkujących, mam dobre doświadczenia z Wunderlist, który jest bardziej wyrafinowaną „listą rzeczy do zrobienia”, ale można już na niej wypróbować i nauczyć się niektórych procedur.
Ale niektórym dużo bardziej odpowiada rozwiązanie papierowe, które ma swój urok, ale i ograniczenia, na pewno nie jest tak elastyczne przy wyszukiwaniu i filtrowaniu zadań.
Dlaczego metoda ta ma więcej aplikacji dla Apple niż dla Windows? Czy fakt ten objawia się w jakiś sposób wśród zainteresowanych tą metodą?
Oferta dla Windows nie jest mała, ale to w większości narzędzia, które istnieją, a nie są używane. O rozpowszechnieniu aplikacji GTD na platformę Apple można też wnioskować po grupach pracujących tą metodą – często są to freelancerzy lub osoby z branży IT. A jeśli wkroczymy do świata korporacji, istnieje możliwość bezpośredniego korzystania z Outlooka dla GTD.
Czy istnieje różnica między używaniem GTD w przypadku studentów, menedżerów IT, mam pracujących w domu, a nawet seniorów?
Nie w zasadzie. Różnią się tylko projekty, dla niektórych zwycięży bardziej szczegółowy podział na poszczególne kroki, dla innych zaś praca z rutynami. To właśnie jest siła GTD, jej uniwersalność.
Co sprawia, że metoda GTD jest tak wyjątkowa, że zyskuje coraz to nowych fanów?
Częściowo odpowiadam na to pytanie w poprzednich odpowiedziach na pytania. GTD opiera się na zdrowym rozsądku, szanuje funkcjonowanie (i ograniczenia) mózgu, reprezentuje procedurę porządkowania rzeczy i nie muszą to być tylko zadania, ale także układ biura czy rzeczy w warsztacie. Jest uniwersalny i na pewno może pomóc już niedługo po wszczepieniu, co uważam za wielką zaletę. Rezultaty są wymierne i natychmiastowe, a tego właśnie potrzeba. Ponadto pracę z nim można rozpocząć nawet w trakcie sezonu prasowego. Jeśli zamierzałeś zacząć myśleć o swojej misji, byłoby to naprawdę dość trudne w obliczu napiętych terminów.
Byłbym po prostu ostrożny z tym słowem wyjątkowy, raczej traktuję to jako jej mocną stronę. Czy jest wyjątkowy, to pozostawię zainteresowanym. Podoba mi się to, że GTD po prostu pojawiło się, kiedy tego potrzebowałem, pomogło mi i dlatego rozpowszechniłem je dalej.
Jak wygląda GTD poza Czechami? Jak jest w kraju pochodzenia, czyli USA?
Wszystko, co mogę powiedzieć, to to, że rozpowszechnienie i świadomość wydają się być większe na Zachodzie niż tutaj. Ale jakoś specjalnie tego nie przestrzegam, nie mam za bardzo powodu. Dla mnie ważne jest moje własne doświadczenie i doświadczenie osób, które się ze mną kontaktują, które czytają stronę mitvsehotovo.czlub którzy przechodzą moje szkolenia. Czytam i przeglądam specjalistyczne blogi z zagranicy, jednak mapowanie stanu GTD na świecie to obszar, który w tej chwili wykracza poza moje potrzeby.
I odwrotnie, jaka jest społeczność fanów GTD w Czechach?
Okazało się, że żyję w nieco wypaczonej rzeczywistości. W otoczeniu wielu użytkowników GTD odniosłem przez chwilę wrażenie, że to jednak coś tak znajomego! Ale hej, zdecydowana większość otaczającego mnie świata nigdy nie słyszała o GTD i w najlepszym przypadku może używać tylko tego słowa zarządzanie czasem.
Jest też dziwna grupa ludzi, którzy uważają, że GTD robi się z religii, ale tak naprawdę nie wiem, skąd bierze się to uczucie. Ponieważ ktoś z niego korzysta dzieli się swoim doświadczeniem lub szuka wskazówek i rad od innych?
Nie do przecenienia jest wielkość społeczności fanów GTD w Czechach. Na specjalistyczną ankietę, która powstała w ramach pracy dyplomowej, odpowiedziało 376 respondentów, co miło nas zaskoczyło. Serwis Mítvšehotovo.cz odwiedza ok. 12 tys. osób tygodniowo, jednak serwis został koncepcyjnie rozbudowany o inne obszary rozwoju osobistego, więc tej liczby nie można traktować jako odpowiedzi na zainteresowanie GTD w Czechach.
Uczestniczysz w organizacji Pierwsza konferencja GTD tutaj. Po co powstała konferencja?
Dostrzegam przede wszystkim dwa podstawowe impulsy motywacyjne konferencji: a) umożliwienie spotkania danej społeczności, wzbogacenie się nawzajem, b) przyciągnięcie nieoznakowanych, osób spoza tego kręgu i poszerzenie o coś pola widzenia, a może nawet kształcić...
Czy na konferencję może przyjść początkujący lub zupełny laik zajmujący się GTD? Czy nie będzie się tam czuł zagubiony?
Wręcz przeciwnie, uważam, że na tej konferencji z radością powitali zarówno początkujących, jak i niewtajemniczonych. Naszym celem nie jest - jak zarzucają nam niektórzy - wzmacnianie kult GTD, ale aby porozmawiać o produktywności i wydajności, znaleźć sposoby na uporządkowanie, zrównoważenie pracy i życia osobistego itp. A do tego potrzebna jest wizja tych, którzy o żadnych metodach nie słyszeli lub wciąż ich szukają. Swoją drogą - ja też nadal jestem poszukiwaczem, choć trenuję GTD.
Spróbujcie przyciągnąć naszych czytelników na konferencję. Dlaczego powinni ją odwiedzić?
Intuicja podpowiada mi, że wszystko odbędzie się w bardzo przyjemnej atmosferze. Otoczenie jest piękne, zespół ludzi, którzy to organizują, jest mi po ludzku bliski, zaproszeni wykładowcy i goście są na wysokim poziomie, mówią, że powinien być doskonały poczęstunek i jedzenie... No cóż, myślę, że to będzie po prostu doskonałe dzień!
Co powiedziałabyś osobom, które nie radzą sobie z obowiązkami w życiu zawodowym, a chciałyby trochę porządku także w życiu prywatnym?
Alfa i omega to świadomość drogocenności daru, który otrzymaliśmy i który nadal otrzymujemy z każdym przebudzeniem na nowy dzień. Że jesteśmy, że żyjemy. Żyjemy w określonej przestrzeni i w określonym czasie. I właśnie ten czas jest wielkością o tak wielu niewiadomych, że powinniśmy go obserwować znacznie częściej. Pieniądze możemy zaoszczędzić, możemy je też od kogoś pożyczyć, czas po prostu płynie, niezależnie od tego, jak dużo o tym myślimy. Byłoby wspaniale, gdybyśmy byli za niego wdzięczni i doceniali go. Tylko wtedy organizowanie i planowanie będzie miało sens i będzie naprawdę skuteczne.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o metodzie GTD, możesz przyjechać i zobaczyć pierwszą konferencję GTD w Czechach z całą rzeszą najlepszych prelegentów i wykładowców w dziedzinie tej metody. Stronę konferencji oraz możliwość rejestracji znajdziesz poniżej przez ten link.
Łukasz, dziękuję za rozmowę.
